Muitas empresas e indústrias utilizam grandes parques de impressão com alta demanda diária. Para agilizar as tarefas, elas podem otimizar o controle dos documentos impressos adotando um sistema de bilhetagem.
Esse método facilita a gestão dos usuários e a quantidade de impressões realizadas no dia a dia da companhia. Isso contribui com diversas melhorias internas, já que possibilita a redução de custos e a economia de insumos, entre outras vantagens.
Acompanhe o post e saiba mais sobre os principais benefícios obtidos por meio do uso desses sistemas!
Economia
Para implementar um sistema como esse é necessário usar um software específico. Esses programas permitem ao gestor o acesso a relatórios que fornecem uma base para monitorar com eficiência a administração do parque de impressão.
Hoje, uma das grandes preocupações das empresas é descobrir formas de economizar mais e evitar desperdícios. Com o uso de sistemas de bilhetagem, fica muito mais fácil controlar os processos de impressão e, com isso, economizar papel, toner, energia, manutenção de equipamentos, tempo e tudo o que envolve as tarefas diárias em torno da impressão de documentos.
Precisão nos relatórios
Com um software de bilhetagem é possível fazer a contagem automática de todas as impressões feitas, identificando quando, quem, onde e qual documento foi impresso. Tanta precisão gera relatórios com igual teor de detalhes e facilita a gestão.
Além disso, o software já está preparado para se adequar a qualquer ambiente corporativo, dispensando a necessidade de servidores de impressão dentro da companhia. Isso ocorre porque não é necessário fazer modificações na rede.
Com isso, a contabilização pode ser realizada de forma inteligente e discriminada por digitalização, impressão ou cópia. Tudo isso contribui enormemente com a geração de relatórios bem detalhados a fim de analisar os resultados mais rapidamente e com eficiência.
Sustentabilidade e redução de desperdícios
Sustentabilidade é o que o mundo mais precisa. Até pouco tempo não havia uma preocupação genuína com os desperdícios resultantes do uso indiscriminado de materiais nas companhias.
Infelizmente, na maioria dos casos, foi preciso ocorrer um impacto dramático nos custos para que as empresas passassem a rever sua postura ambiental. Com um sistema de bilhetagem, todo o desperdício de materiais e rejeitos inadequados pode ser evitado quando se trata de impressão de documentos.
A redução automática do uso de papel e toner aumenta a performance dos equipamentos e reduz o descarte de rejeitos, colaborando com ações mais sustentáveis na rotina empresarial.
Conscientização dos colaboradores
Em grande parte das companhias, é muito comum a prática de impressão de papel para uso pessoal. Quando os colaboradores passam a notar que estão sendo monitorados, torna-se perceptível a conscientização sobre o uso racional de insumos.
Inicialmente, isso acontece sob pressão, em razão da vigilância estabelecida pelo sistema de gestão. No entanto, com o tempo, as pessoas começam a entender que o uso adequado de material e equipamentos contribui grandemente para que todos saiam ganhando com a economia da empresa.
Cotas de impressão
As cotas proporcionam a delimitação de impressão por valor, cor ou página e essa é uma das grandes vantagens do sistema de bilhetagem. Assim, os colaboradores aprendem a usar os equipamentos de maneira mais conveniente.
Alguns gestores podem questionar se a limitação de impressões interfere no rendimento da equipe e atrapalha o desenvolvimento do trabalho diário. A boa notícia é que as configurações de cotas são ajustáveis, podendo ser modificadas de acordo com a demanda exigida.
Além das medidas acima descritas, é importante manter o rateio de custo de impressão. Para tanto, é preciso que o sistema de bilhetagem distribua corretamente e de forma inteligente os custos de impressões e digitalizações baseados na produção dos usuários, nos projetos e nos equipamentos utilizados.
Se você precisa otimizar os processos da sua empresa, confira as melhores estratégias para fazer uma boa gestão de documentos!
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