Investir em tecnologia está se tornando cada dia mais indispensável para agilizar e cortar custos na rotina de impressão de documentos das organizações. Então, nada melhor que contratar empresas de outsourcing de impressão para cumprir esse papel.

E como isso funciona? Trata-se de um modelo capaz de oferecer incremento na produtividade, economia e padronização de recursos e, adicionando ganho financeiro, responsabilidade social e ambiental.

Neste post, apresentaremos 6 motivos para que a sua companhia contrate serviços de outsourcing. A finalidade é ajudar a equipe a otimizar os recursos de impressão no dia a dia. Acompanhe!

Como escolher uma empresa de outsourcing?

1. Redução dos custos agregados

Essa é uma grande preocupação e também um dos maiores ganhos que a sua empresa pode ter ao optar pelos serviços de outsourcing. Controlar os custos é sempre um desafio se pensarmos na quantidade de elementos envolvidos no processo, como gastos com papel e toner, despesas com colaboradores, energia elétrica consumida, etc.

Com a terceirização dos sistemas de impressão, a sua empresa poderá usufruir de equipamentos mais eficientes e deixar de arcar com encargos trabalhistas de alguns colaboradores desse setor. Além disso, terá a chance de liberar pessoal de TI para que eles possam se concentrar em atividades mais críticas ao setor, com isso, gerando em média 40% de economia nesta área.

Terceirizando as impressões, sua organização garante um sistema de controle que reduz significativamente os desperdícios, revertendo em benefícios financeiros para a empresa.

2. Assistência técnica e manutenções

Manter um parque de impressões próprio exige sempre um investimento extra para manutenções periódicas, mas, com a contratação de empresas capacitadas, você fica livre desses encargos. A terceirizada dispõe de suporte especializado, com peças em estoque, equipamentos de backup e profissionais qualificados e certificados para exercer a função de maneira rápida e precisa. Sua empresa também passa a economizar em helpdesk e treinamentos, instalação, logística na entrega de equipamentos e insumos e sobre tudo com um menor tempo de atendimento (SLA). Equipamentos sempre funcionais!

3. Soluções integradas

Os serviços de outsourcing de impressão oferecem soluções integradas. A partir do momento em que se responsabilizam pelo trabalho de todo o parque de impressão, não é necessário manter mais colaboradores para atender a essa demanda.

Ao contratar uma dessas empresas, você ainda pode ter a vantagem de usufruir de todo o gerenciamento de seu parque, o que proporciona economia de tempo e de recursos financeiros com impressões que são, muitas vezes, desnecessárias. Você pode delimitar cotas por usuários, definição de horários e tipo de arquivo, liberação das impressões por smartphone, crachás, etc.

4. Redução das preocupações com os serviços de impressão

Ao contratar serviços de outsourcing você terá, não apenas a locação de impressoras, mas um pacote que exime a sua empresa de preocupações com tudo o que envolve as atividades com impressão de documentos.

Ninguém de dentro da corporação precisará se ocupar com cotações, treinamento, atualização das tecnologias e compra de suprimentos. Além disso, não será necessário contratar profissionais para cuidar da manutenção e da troca dos equipamentos, já que tudo está incluído no serviço oferecido pela terceirizada, sem custos adicionais.

Contratar uma empresa de outsourcing de impressão é o mesmo que apostar em comodidade, economia e segurança no dia a dia do seu negócio.

5. Segurança na impressão

E por falar em segurança, essa é uma das vantagens desse sistema de gerenciamento de impressão. O vazamento de documentos e de informações é uma das grandes preocupações das empresas, em função disso é possível bloquear funções nativas dos equipamentos e só liberar as impressões mediante autenticação do usuário, não permitindo o fácil acesso de qualquer colaborador, garantindo o sigilo e a confidencialidade dos documentos.

6. Sustentabilidade

O controle mantido pelo serviço de outsourcing de impressão não só impede impressões desnecessárias, como promove uma conscientização à equipe de trabalho da empresa. Assim, todos passam a imprimir quando realmente for inevitável.

Então, ao optar pela contratação de empresas de outsourcing de impressão, a economia de material refletirá também na sustentabilidade, uma vez que poupará o meio ambiente de absorver mais lixo. Além disso, quanto menos se usa papel, menos árvores são cortadas e menor é o gasto de água e energia para fabricar mais papel. Sem dúvida, esse é um caminho mais ágil e econômico para todos. Bons fornecedores deste serviço trabalham com equipamentos energeticamente eficazes, em seus clientes, que podem gerar uma economia de luz de até 70% em relação a equipamentos obsoletos.

Quais são os fatores para acertar na escolha?

Essa deve ser uma dúvida frequente para quem está decidindo pela empresa ideal na hora de contratar. Então, antes de tomar uma decisão, fique de olho em alguns fatores, como os descritos a seguir:

1. Qualidade do atendimento

Quando você estiver pesquisando no mercado, preste muita atenção na forma como está sendo atendido. Note cada detalhe acerca do nível de serviço (SLA) que a organização estabelece em contrato e veja se está de acordo com as suas necessidades; se resolve incidentes com a máxima agilidade e assertividade.

Essas questões podem ser confirmadas por meio de referências com outras empresas que já experimentaram os serviços de quem você pretende contratar.

2. Profissionais capacitados

Procure saber se os profissionais da empresa são devidamente capacitados, treinados e certificados pelos fabricantes. Verifique, também, se esses colaboradores estão registrados no CREA e CRA.

É importante, ainda, analisar como funciona o processo operacional logístico, o estoque de equipamentos, o suporte de campo e se a gestão dos insumos é proativa. Esses fatores, quando bem organizados, são responsáveis pela máxima performance e um atendimento de excelência ao cliente.

Se a companhia tiver cobertura em âmbito nacional, investigue se as soluções implementadas e testadas nos estados do país apresentam o mesmo padrão de qualidade em todos os locais.

3. Uso de soluções sustentáveis

Sustentabilidade é um assunto cada dia mais sério e urgente. Dê preferência a empresas que demonstrem essa preocupação e certifique-se de que elas cumprem com seu comprometimento quando afirmam que praticam a impressão sustentável.

Algumas garantem o plantio de árvores para neutralizar a emissão de CO2 nas impressões realizadas. Realizam coleta, descarte consciente, reciclagem e tecnologias eficientes energeticamente, capazes de minimizar o impacto ao meio ambiente.

4. Parceria com os maiores fornecedores de tecnologia de impressão do mercado

Analise quem são os parceiros da empresa que você pretende contratar. Pesquise se essa associação oferece uma boa combinação entre a melhor solução/serviço de impressão e gestão de documentos e a oferta anunciada.

Diferenciais competitivos como distribuição e suporte, excelência logística no atendimento, ferramentas de controle e de gestão da solução oferecida dizem muito sobre a expertise e a competência de uma marca.

5. Qualidade dos suprimentos oferecidos

Ao escolher a empresa de outsourcing de impressão não deixe de atestar a qualidade dos suprimentos com os quais ela trabalha. Esse é um fator que interfere diretamente no funcionamento do equipamento e faz toda a diferença no resultado da qualidade dos seus documentos.

6. Referência no mercado

Empresas fantasmas é o que não falta no mercado. Fique atento a tudo o que está sendo oferecido pela internet. Examine com cuidado quem está prometendo a solução que mais chamou a sua atenção antes de aderir aos serviços. Procure saber se a organização é idônea e se existem registros de reclamações em seu nome.

Hoje em dia, contratar empresas de outsourcing de impressão é a melhor solução para quem precisa cortar custos, otimizar processos, economizar tempo e aproveitar os talentos da empresa para concentrar-se melhor nas estratégias da organização. A única ressalva é o cuidado necessário que se deve ter antes de contratar para não cair em armadilhas.

Agora que você já conhece os principais motivos para contratar uma empresa de outsourcing de impressão e os fatores para acertar na escolha, não pense duas vezes, fale com a gente e conheça mais detalhes sobre o assunto!

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