Você sabe o que é uma boa política de impressão e o quanto ela pode ser benéfica para a sua companhia? É um conjunto de regras e processos elaborados com a finalidade de moderar o consumo dos suprimentos necessários para a impressão de documentos. Com isso, é possível criar um suporte para controle do uso de papel, toner e cartuchos de impressoras.
Em tempos de crise econômica, o controle de gastos se tornou algo primordial para manter a saúde dos negócios. Portanto, se os gestores souberem mitigar os desperdícios corretamente, as empresas só têm a ganhar em competitividade, além de conquistar espaço para mais investimentos e outros benefícios. Mas quais são eles? Continue a leitura e descubra!
Benefícios da política de impressão
É possível conter o uso dos suprimentos sem prejudicar as operações internas da empresa. Uma vez implementada a política de impressão, as vantagens já se tornam visíveis. Vejamos algumas delas a seguir:
Redução de custos
Quando se consegue organizar os processos adequadamente, o primeiro e maior impacto para os negócios é a redução dos custos da empresa. Isso porque os suprimentos passam a ser usados somente quando são necessários, eliminando os desperdícios automaticamente.
Incentivo à digitalização
A digitalização é uma consequência natural da diminuição do uso do papel e acaba sendo estimulada entre os colaboradores. O resultado é a redução dos gastos e a otimização da rotina.
Além disso, o negócio assume um caráter sustentável e cria competitividade, reforçando a marca em relação à concorrência, ou seja, a sua companhia passará a ter um status de inovação e conexão com as demandas que o mercado atual requer.
Redução dos impactos da impressão de documentos
Ao adotar uma política de impressão bem estruturada, é natural que ocorra a redução da utilização de papel. No entanto, eventualmente, imprimir determinados documentos é inerente ao cotidiano de qualquer empresa.
Esses impressos podem ser úteis para a distribuição de conteúdos, para ajudar a revisar relatórios ou anunciar alguma novidade. Mas para que isso não se torne oneroso é preciso criar mecanismos que reduzam seu impacto. Isso pode ser realizado por meio de campanhas de conscientização dos profissionais no sentido de consumir suprimentos de forma sustentável.
Como elaborar a política de impressão
No início, garantir a eficiência de uma política de impressão sem cometer excessos nas restrições pode ser algo um pouco desafiador. A seguir, listamos algumas dicas sobre o que fazer.
Definir os parâmetros conforme o perfil da empresa
Para obter sucesso, a escolha das medidas para que essa prática seja efetiva depende muito do perfil de cada empresa e sua relação com as atividades de impressão.
É necessário estabelecer um conjunto de limitações que não restrinja as funções da equipe excessivamente. Paralelo a isso, é preciso investir em ações que incentivem o hábito da digitalização, facilitando o ajuste dos colaboradores a um ambiente de trabalho com menos uso de papel.
Estabelecer os procedimentos para adotar quando há quebra das políticas
A primeira providência a ser tomada é enviar uma notificação ao usuário que quebrou as regras, requerendo que ele mesmo restitua as configurações de impressão.
A segunda medida é bloquear os processos de impressão automaticamente, o que exigirá o reinício da operação. Em terceiro lugar, é possível programar a alteração automática das configurações, adequando-as para atender à política instituída na corporação.
Vale ressaltar que, embora a alteração automática seja mais efetiva, pois soluciona o problema pontualmente, vale a pena apostar na velha e boa prática do entendimento amigável, enviando uma notificação ao usuário, lembrando que toda escolha depende do perfil da empresa.
Monitorar os resultados
Para assegurar que as metas serão alcançadas, é fundamental monitorar os resultados em médio e longo prazo. Se os objetivos não são alcançados, é necessário otimizar os processos, só assim a contenção dos custos poderá ser mais abrangente e eficaz.
Contudo, nada é melhor do que trabalhar um método de conscientização interna dos colaboradores para que eles mesmos se policiem e adotem a política de impressão de forma rápida e espontânea.
A sua empresa já adotou algum sistema de organização dos processos de impressão? Se quiser acompanhar mais conteúdos com este, siga-nos no Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter e fique por dentro de tudo!
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