A rotina da maioria das empresas ainda é regida pela necessidade de lidar com papéis. Afinal, tudo o que está relacionado aos negócios precisa ser devidamente registrado e arquivado. Hoje em dia, é importante saber como arquivar documentos de forma mais prática, econômica e sustentável.
Com boas práticas, é possível manter a ordem e a eficiência de todas as informações referentes ao cotidiano de trabalho das organizações. Tudo isso pode ser facilmente resolvido por meio da digitalização e arquivamento adequados.
A seguir listamos as melhores formas de deixar o seu trabalho mais produtivo e acessível. Boa leitura!
Crie uma estrutura de pastas e subpastas
O primeiro passo é digitalizar tudo o que for possível. Depois disso, é fundamental abrir pastas no computador e classificá-las por clientes, assuntos, departamentos, colaboradores ou outras denominações que forem pertinentes.
Dentro de cada uma dessas pastas, você pode organizar subpastas separando cada conteúdo individualmente. Por exemplo, a pasta de clientes precisa conter os documentos de cada um deles em subpastas distintas, onde a pasta de departamento deve conter todos os setores separados e assim por diante.
Utilize nomes breves e autoexplicativos nos documentos
Para facilitar as buscas das pastas é essencial nomear os arquivos de forma autoexplicativa. Muita gente usa abreviações para simplificar, mas, nesse caso, é interessante escolher termos descritivos para reforçar o significado e a hierarquia dos nomes, como clientes antigos, clientes atuais, ofertas etc.
Se você optar por denominações detalhadas, escolha descrições curtas, separando as palavras por sublinhados (dessa_forma) e procure não usar caracteres com potencial para tornar os nomes incompatíveis com plataformas diferentes. Lembre-se sempre de simplificar ao máximo.
A ideia é criar uma identificação fácil, que dispense a necessidade de abrir uma pasta para saber o que está lá dentro. Também evite salvar arquivos nomeados com “imprimir” ou “final” e outros termos desse tipo para manter um padrão.
Coloque datas nos documentos
Se você quer uma ajuda a mais para atualizar as pastas do seu computador, coloque datas nos documentos. Assim, quando for necessário concluir essa ação, você poderá analisar os detalhes de cada arquivo e excluir aqueles que não têm mais utilidade.
Uma boa forma de fazer isso é usar a última data da edição do conteúdo de maneira invertida — 2020-02-15, referente a 15 de fevereiro de 2020. Assim, quando a pasta estiver disposta alfabeticamente, ela ficará organizada por datas automaticamente.
Faça cópias de segurança
Com todos os arquivos devidamente digitalizados, estruturados e organizados em suas respectivas pastas, é imprescindível fazer cópias seguras. Essa prática é conhecida como backup. Garanta que a segurança seja efetiva e salve os seus documentos em mais de um local de forma periódica, de preferência em um HD externo ou nas nuvens.
Essa é uma boa saída para economizar espaço na sua máquina que também pode funcionar muito bem como uma opção para backup. Para fazer esse armazenamento, conte com os grandes grupos de tecnologia, como a Microsoft e o Google, que oferecem uma rede de servidores confiáveis, além de criptografia avançada.
Vale ressaltar que essas plataformas não armazenam os dados em um único local dos servidores e são, portanto, muito mais seguras que os dispositivos comuns do dia a dia, como os HD externos, os pen drivers e o disco rígido dos computadores.
Utilize um software de gestão de documentos
O cotidiano das empresas, normalmente, é muito atribulado, o que pode expor os dados arquivados a uma condição de vulnerabilidade, colocando em risco sua segurança e a credibilidade dos negócios.
Sendo assim, é fundamental proteger as informações para que a companhia possa crescer livre desse tipo de percalço. Para tanto, nada melhor que um software de gestão de documentos a fim de organizar tudo de maneira automatizada.
Esses sistemas limitam o acesso dos usuários de acordo com a configuração escolhida e são dotados de funcionalidades que protegem as informações, além de facilitar as buscas pelos documentos. Toda essa dinâmica poupa o tempo dos colaboradores e promove uma digitalização de alta qualidade e segurança garantida.
Saber como arquivar documentos e organizá-los de forma criteriosa torna a rotina das organizações mais ágil, além de poupar o tempo e o trabalho do seu time. É importante, então, treinar os colaboradores para que todos saibam como proceder corretamente e, assim, melhorar a gestão da informação dentro da empresa.
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