Quem já conhece bem o funcionamento do processo de impressão de documentos da empresa onde trabalha, já deve ter notado que algo melhor pode ser feito em termos de gestão, não é mesmo? O serviço de MPS (Managed Print Services, ou Serviço de Impressão Gerenciada) é o ideal para ambientes corporativos e traz diversas vantagens competitivas no mercado, para quem o adota.
Neste post, falaremos mais detalhadamente sobre o assunto e apresentaremos a diferença entre MPS e outsourcing de impressão. Fique com a gente e saiba mais!
O que é MPS?
Managed Printing Services é o serviço de impressão gerenciada. A diferença com o outsourcing é que, com este, ocorre a terceirização desses serviços e outra empresa fica incumbida de realizar tarefas que envolvem a prática de impressão de documentos na sua companhia. O MPS integra um projeto de outsourcing de impressão. Sendo assim, é chamado de full outsourcing.
O sistema é caracterizado quando são instaladas ferramentas de gestão e monitoramento para administrar e otimizar a produção de documentos dentro de uma empresa. Isso resulta em readequação dos processos e aumento da produtividade.
A partir da sua implementação, torna-se possível obter controle e visibilidade de todo o ambiente de impressão de documentos. Por isso, é importante ter em mente que o MPS não se resume a uma maneira de reduzir custos, já que é uma estratégia criada para transformar todo o fluxo de informações impressas e digitais de uma organização.
Nesse sentido, assegura transparência em todas as etapas do processo, automatizando os procedimentos e, ainda, gera os indicativos necessários para comprovar e detalhar o trabalho feito.
É um conjunto de vantagens que motiva muitas empresas a aderirem ao sistema para acabar de vez com os entraves da produção de documentos feita de forma aleatória e descentralizada.
Qual o objetivo e as vantagens do MPS nas empresas?
Seu principal objetivo é ajudar as companhias a reduzirem os custos e controlarem melhor os recursos de impressão. Além disso, nas demandas não estratégicas, que não estão associadas às atividades fim da companhia, a gestão de documentos feita por meio de MPS é transformadora.
Os processos internos se expandem a cada dia e a razão mais evidente está relacionada à redução dos custos e ao aumento da produtividade, que, acabam revertendo em mais lucro para o negócio.
A partir do momento em que um serviço de impressão gerenciada é contratado por uma empresa, ela adquire um sistema de apoio especializado, envolvendo todo o trabalho em torno das impressões de documento ao longo do expediente. O aparato inclui planejamento, controle do material impresso, dimensionamento, definição e fornecimento de insumos, treinamento dos usuários entre outros.
Além de todo o alicerce técnico, o MPS é capaz de diminuir as falhas, otimizar os recursos de toda a organização e reduzir desperdícios. Com o tempo, esses resultados acabam influenciando a percepção dos benefícios pela equipe de trabalho interna, que desenvolve, então, uma consciência mais aguçada acerca da economia conquistada.
Com isso, os colaboradores passam a entender a importância de evitar as impressões desnecessárias e adotam uma postura mais sustentável. É um caminho interessante e prático para se incutir a ideia de preservação ambiental e econômica dentro da cultura organizacional da empresa.
Para quem deseja dar início à transformação digital e gerencial na sua empresa, a MPS é a alternativa ideal. A percepção quanto ao retorno dos ganhos em eficiência nos negócios acontece rapidamente. Assim, todos que adotam esse sistema de impressão conseguem usufruir rapidamente das vantagens acima mencionadas.
A adoção do MPS é a maneira mais ágil e organizada de suprir todas as necessidades contidas nas atividades de gerenciamento de processos. É preciso, apenas, ter o cuidado de planejar adequadamente a implantação de um projeto desses, tendo em vista as particularidades de cada negócio.
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