A terceirização de serviços se transformou no assunto do momento e já pode ser considerada uma das pautas mais importantes para diversas empresas em todo tipo de segmento. No ramo de outsourcing de impressão, essa realidade não é diferente, e a escolha por terceirizar toda a infraestrutura de impressão pode ser uma saída extremamente vantajosa para melhorar os processos internos das organizações.

Muitos empresários também acreditam nos benefícios dessa forma de prestar serviços no que se refere à capacitação dos colaboradores e aos encargos trabalhistas.

No entanto, como se trata de uma mudança relativamente recente, é necessário ficar por dentro dos detalhes mais relevantes e compreender corretamente o que é, afinal, a terceirização de serviços — principalmente na área de outsourcing de impressão — e tudo o que isso implica.

Como funciona o processo de terceirização da infraestrutura de impressão?

Essa modalidade de prestação de serviços é uma tendência muito forte nos dias atuais e inclui todo tipo de processo relativo a cópias e impressões de uma empresa. O conceito está ganhando terreno rapidamente no ramo empresarial e sua principal finalidade é reduzir custos enquanto concentra os investimentos na produção principal da companhia.

Podemos entender a terceirização da infraestrutura de impressão como a transferência da atividade-meio (impressão de documentos) para uma companhia especializada, que prestará esse serviço com o intuito exclusivo de direcionar os recursos da empresa contratante para suas atividades-fim.

Assim sendo, o método inclui serviços de manutenção de máquinas, fornecimento de insumos, monitoramento, locação dos equipamentos e gestão de todo o parque de impressão da organização.

Muitas companhias ainda não se deram conta do quanto estão gastando com as atividades ligadas à impressão de papéis em suas rotinas diárias e esse é o maior desafio encontrado ao se decidir pela implementação de um sistema de outsourcing. No entanto, isso normalmente tem a ver com a um gerenciamento inadequado e a falta de consciência da equipe de colaboradores quanto ao uso racional de papel e de tinta para imprimir documentos.

Por isso, é indispensável conhecer o sistema de impressão de cada empresa a fim de melhorar a maneira de utilizar os equipamentos e a forma de gerenciar os processos. Assim, é possível analisar como a produtividade pode melhorar e como encontrar uma solução para reduzir os custos totais em suporte e processos de logística de impressão.

Quais os benefícios oferecidos pela terceirização?

Empresas que optam pelo outsourcing de impressão como uma estratégia de negócio, adotam um excelente mecanismo de redução de custos e aproveitamento de espaço físico. Além disso, adaptam-se muito mais rápido às mudanças do mercado, assegurando sua permanência no cenário competitivo.

É importante frisar que a terceirização da infraestruturade impressão é útil para que as empresas possam direcionar o foco às atividades estratégicas, que são as principais, ou seja, o coração de todo o negócio.

Nesse sentido, essa prática se torna essencial para garantir o sucesso da gestão empresarial de forma mais eficaz, já que o crescimento e a rentabilidade passam a ser o único alvo do time empresarial. Além disso, é um método que colabora com um controle mais apurado dos gastos e libera os recursos humanos e a tecnologia investida na empresa para as ações fim.

A seguir, podemos listar alguns benefícios que podem ser alcançados com esse sistema dentro da sua organização:

  • diminuir os custos diretos e indiretos;
  • manter a estrutura de TI focada na atividade fim da empresa;
  • planejar os gastos adequadamente (investimentos e despesas) da companhia;
  • atualizar o parque de impressão e o treinamento da equipe de forma automatizada;
  • atingir mais objetividade na análise custo x benefício;
  • acompanhar a evolução tecnológica, oferecendo soluções atualizadas e eficientes, que possam contribuir com o crescimento da empresa.

Conforme foi possível verificar, a terceirização da infraestrutura de impressão tem todo o aparato para melhorar a qualidade desse tipo de serviço, reduzir falhas e aumentar o desempenho da equipe em suas respectivas áreas de atuação.

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